Untuk pemilik usaha kecil dengan pengalaman yang belum terlalu banyak mengenai keuangan bisnis, mengelola arus kas bisa menjadi tugas yang menakutkan.

Panduan kami ini akan membantu kamu untuk mengerti dasar-dasar manajemen arus kas, mulai dari mendefinisikannya, menjelaskan konsep-konsep penting lain yang relevan, hingga mengeksplorasi mengapa manajemen arus kas yang cermat itu penting. Kami juga menyertakan penyebab umum tantangan arus kas yang biasa dihadapi bisnis kecil. Kemudian, kami akan menyelami lebih dalam lima strategi utama yang dapat kamu implementasikan dengan mudah untuk manajemen arus kas yang lebih baik.

Siap? Mari kita mulai:

Apa itu manajemen arus kas?

Sederhananya, arus kas mengacu pada uang yang masuk dan keluar dari Bisnismu. Manajemen arus kas adalah proses melacak dan menganalisa berapa banyak uang yang masuk dan keluar dari Bisnismu. Ini memungkinkan pemilik bisnis untuk memperkirakan berapa banyak uang tunai yang akan mereka miliki pada suatu waktu, membuat proyeksi arus kas masuk dan keluar dan menilai kapan arus kas positif atau negatif dapat terjadi.

Jangan menyamakan profitabilitas dengan arus kas

Ada beberapa metrik (tolak ukur keberhasilan) utama yang harus dipantau setiap pemilik usaha kecil, seperti margin laba operasi, tingkat pengeluaran uang tunai, arus kas, dan laba bersih. Di antara metrik-metrik ini, membedakan arus kas dengan profitabilitas merupakan kebingungan yang umum, terutama bagi pemilik bisnis baru.

Penting untuk diingat bahwa keduanya adalah parameter keuangan yang berbeda – dan tidak jarang bisnis kecil berada dalam situasi di mana arus kas dan keuntungan bertentangan satu sama lain. kamu dapat memiliki arus kas positif tanpa mendapatkan keuntungan, atau mendapatkan keuntungan tetapi tetap dengan arus kas yang negatif.

Mengapa manajemen arus kas penting bagi pemilik usaha kecil?

  • Arus kas adalah sumber kehidupan setiap bisnis kecil: Seperti yang telah kami sebutkan di atas, usaha kecil dapat menemukan diri mereka dalam situasi di mana mereka mendapatkan keuntungan, namun memiliki arus kas negatif. Meskipun jarang, perusahaan yang untung dapat mengalami kesulitan apabila sering memiliki arus kas yang negatif. Misalnya, kamu mungkin dapat memperoleh kontrak baru namun kamu tidak akan dapat memenuhi kontrak tersebut jika kamu tidak dapat memenuhi kewajiban keuangan jangka pendek terlebih dahulu, seperti gaji karyawan atau biaya sewa. Kehilangan peluang semacam ini dapat menghasilkan kerugian yang besar untuk usaha kamu.
  • Manajemen arus kas yang tepat sangat penting untuk pertumbuhan jangka panjang Bisnismu: Kendala arus kas dapat berdampak luas pada pertumbuhan Bisnismu. Dalam sebuah artikel oleh SGSME, Dev Dhiman, Managing Director Experian untuk wilayah Asia Tenggara & Pasar Berkembang menyarankan bahwa tantangan arus kas “memiliki potensi untuk menahan laju pertumbuhan yang ingin dikejar oleh UKM selama 12 bulan ke depan.” Manajemen arus kas yang ketat sangat penting agar usaha kamu dapat memiliki arus kas yang positif – di mana kamu akan berada di posisi untuk berinvestasi dalam inisiatif strategis jangka panjang, dan bukannya sibuk menerapkan tindakan reaktif jangka pendek.
  • kamu akan berada pada posisi yang lebih baik untuk memanfaatkan peluang bisnis yang tidak terduga: Manajemen arus kas yang baik akan memungkinkan kamu untuk memiliki dana cadangan, atau memberikan kamu posisi yang lebih baik untuk memperoleh pendanaan tambahan untuk memanfaatkan peluang bisnis yang muncul secara tak terduga. Ini dikarenakan kekuatan arus kas kamu adalah salah satu faktor penting yang akan dilihat pemberi pinjaman ketika menilai permohonan pinjaman Bisnismu. Untuk meningkatkan peluang disetujui, kamu harus menunjukkan bahwa kamu memiliki arus kas yang sehat dan dapat memenuhi pembayaran secara tepat waktu bahkan ketika ada pengeluaran yang muncul secara tidak terduga.

Tantangan arus kas yang biasa dihadapi oleh usaha kecil

  • Pembayaran yang terlambat: Pembayaran yang tertunda adalah salah satu tantangan keuangan terbesar bagi UKM di Singapura. Menurut temuan dari Survei Pengembangan UKM dari DP Info pada tahun 2017, persentase UKM yang menghadapi kesulitan keuangan meningkat dari 22 persen di tahun 2016 menjadi 35 persen di tahun 2017. Mayoritas (81 persen) perusahaan yang mengalami kesulitan keuangan tersebut berurusan dengan keterlambatan pembayaran dari pelanggan mereka.
  • Kurangnya literasi keuangan: Kurangnya latar belakang dalam keuangan bisnis memberikan tantangan bagi pemilik bisnis untuk memprioritaskan pencatatan dan perencanaan keuangan – terutama pada tahap awal menjalankan sebuah usaha ketika pemilik bisnis perlu melakukan banyak hal dan memegang berbagai tanggung jawab sendiri.
  • Perkiraan penjualan yang terlalu tinggi: Mengevaluasi potensi penjualan perusahaan bisa menjadi suatu hal yang rumit – terutama bagi pemilik bisnis baru, karena mereka belum memiliki angka penjualan sebelumnya yang dapat dipelajari lebih dalam untuk membuat proyeksi penjualan yang lebih akurat. Pemilik berisiko menciptakan perkiraan pendapatan yang terlalu optimis dan ini dapat menyebabkan masalah pengeluaran yang berlebihan dan masalah arus kas.
  • Tidak menyimpan cadangan kas: Kerusakan peralatan, perbaikan, pemeliharaan, dan volume penjualan yang lebih rendah dari perkiraan adalah contoh keadaan tak terduga yang mungkin muncul dari waktu ke waktu. Ini dapat menciptakan krisis arus kas untuk perusahaan jika kamu tidak membangun cadangan kas yang memadai. Tingkat cadangan kas yang cukup mungkin akan berbeda dari bisnis ke bisnis, namun pedoman umumnya adalah menyisihkan tiga hingga enam bulan dari biaya operasional. Akan lebih baik apabila kamu dapat berkonsultasi dengan penasihat keuangan atau akuntan untuk menentukan jumlah pasti yang harus kamu sisihkan.

5 strategi untuk manajemen arus kas yang lebih baik

Banyak pemilik usaha kecil yang kesulitan mempertahankan arus kas mereka secara seimbang. Di bawah, kami akan menjelaskan lima strategi yang dapat kamu terapkan untuk meningkatkan kesehatan arus kas kamu.

1. Monitor piutang kamu setiap saat

Keterlambatan pembayaran merupakan salah satu tantangan keuangan terbesar bagi UKM. Oleh sebab itu, kami ingin menekankan tentang pentingnya memperhatikan piutang kamu secara seksama agar dapat meminimalkan keterlambatan dalam menerima pembayaran. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat kamu terapkan:

Terapkan praktik faktur yang baik

Kesalahan kecil dalam faktur, seperti tidak memberikan uraian terperinci untuk barang yang terkait dapat menyebabkan perselisihan faktur – dan selanjutnya menyebabkan keterlambatan pembayaran. Untuk mempercepat pembayaran pelanggan, berikut adalah praktik faktur yang dapat kamu ikuti:

  • Jangan lupa mencantumkan rincian: Faktur dengan uraian yang tidak jelas atau informasi yang tidak lengkap akan membutuhkan klarifikasi dan komunikasi tambahan. Ini yang biasanya menunda waktu dalam menerima pembayaran. Sebelum kamu mengirimkan faktur, pastikan semua detail yang diperlukan sudah dicantumkan. Pastikan untuk memberikan deskripsi terperinci untuk setiap barang pada faktur kamu. Dan jika kamu mengirim faktur untuk pembayaran sebagian, pastikan bahwa kamu telah menguraikan layanan yang telah kamu selesaikan, beserta sisa saldo yang perlu dibayarkan.
  • Cepat dalam melakukan tindak lanjut: Menyiapkan pengingat otomatis adalah cara mudah untuk memastikan bahwa kamu selalu cepat dalam menindaklanjuti pembayaran yang tertunda. Jika kamu tidak dibalas, jangan takut untuk mengirim email atau membuat panggilan telepon untuk mengingatkan pelanggan kamu. Biarkan pelanggan tahu bahwa kamu berharap untuk dibayar tepat waktu. kamu juga dapat mempertimbangkan untuk menerapkan sistem hukuman untuk mencegah terlambatnya pembayaran.
  • Buat sesederhana mungkin: Sesuatu yang sederhana dan tidak rumit adalah pilihan yang terbaik untuk desain faktur kamu. Pilihlah desain dengan latar belakang yang bersih, tata letak sederhana dan penampilan logo dan informasi kontak yang jelas.
  • Pertimbangkan untuk memperpendek jangka waktu pembayaran: Kurangi penggunaan jangka waktu pembayaran net 30 atau 60 jika memungkinkan. Cara lain untuk mendorong pelanggan kamu agar melakukan pembayaran lebih cepat adalah dengan menawarkan diskon apabila membayar lebih awal.
Lindungi arus kas kamu melalui pembayaran dan setoran bertahap

Jika kamu berupaya memenuhi pesanan dalam jumlah besar, pertimbangkan untuk meminta setoran minimal setengah dari jumlah total yang akan ditagih. Apabila berhadapan dengan proyek yang panjang, akan sangat membantu untuk menyusun pembayaran kamu secara bertahap, daripada menerima pembayaran di akhir proyek. Dengan melakukan itu, kamu akan terhindar dari situasi arus kas yang berbahaya – seperti ketika kamu telah menutupi biaya untuk pesanan yang besar namun terlambat menerima pembayaran.

Gunakan solusi pendanaan tambahan untuk mengubah faktur menjadi uang tunai

Solusi pendanaan eksternal seperti anjak piutang/ invoice factoring menawarkan cara bagi bisnis untuk membebaskan dana yang terikat dalam tagihan selama 30 hari atau lebih. Dengan cara ini, kamu dapat memperoleh dana secara cepat dalam satu atau dua hari dari waktu permohonan kamu – ini dapat menjadi pilihan yang baik apabila kamu membutuhkan dana secepatnya.

2. Optimalkan utang usaha/ Account Payable kamu

Dengan strategi dan perencanaan utang usaha yang tepat, kamu dapat menjaga arus kas yang sehat. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat kamu ambil:

Bangun hubungan positif dengan vendor dan pemasok

Membina hubungan yang kuat dengan vendor dan pemasok bisa menjadi kunci untuk memperbaiki arus kas kamu. Menurut My Toby Koh, Group Managing Director dari Ademco Security Group, semuanya “bergantung pada membangun hubungan”.

Dia lebih lanjut menjelaskan: “Kami telah membangun hubungan dengan banyak klien yang sudah lebih dari sekedar kemitraan bisnis. Bahkan jika mereka mengatakan kepada saya bahwa mereka membutuhkan jangka waktu kredit yang lebih lama untuk alasan apapun, saya tahu mereka akan membayar saya ketika saatnya tiba. Perencanaan menjadi jauh lebih mudah.​​“

Untuk membina hubungan bisnis yang kuat dengan vendor kamu, berikut adalah beberapa petunjuk yang perlu diingat:

  • Selalu tepat waktu dalam membayar: Tidak ada pemilik bisnis yang suka menunggu keterlambatan pembayaran – setelah kamu menyetujui persyaratan pembayaran, pastikan kamu mematuhi perjanjian dan tepat waktu dalam memenuhi pembayaran kamu. Jika kamu memperkirakan bahwa akan ada kesulitan untuk dapat membayar tepat waktu, hubungi pemasok kamu sedini mungkin untuk mencari solusi.
  • Tambahkan sentuhan pribadi: Luangkan waktu untuk mengenal pemasok kamu – berkomunikasi melalui percakapan telepon, mengunjungi kantor mereka, bertemu saat makan siang atau minum kopi dan mengundang mereka ke acara perusahaan kamu.
  • Pertahankan komunikasi yang efektif: Komunikasi yang jelas dan terbuka adalah kunci untuk membangun hubungan bisnis yang sehat. Selalu informasikan kemajuan perusahaan kamu kepada para pemasok, sorot setiap masalah atau bidang yang dikhawatirkan sesegera mungkin dan pastikan bahwa kedua belah pihak sepenuhnya memahami ekspektasi satu sama lain.
Manfaatkan ketentuan pembayaran sepenuhnya

Jika pemasok kamu telah memberikan ketentuan pembayaran 30 atau 60 hari, manfaatkan sepenuhnya. Mengambil keuntungan dari ketentuan pembayaran kreditor akan memungkinkan kamu untuk menyimpan uang tunai di perusahaan kamu lebih lama. Jadi kamu dapat memiliki lebih banyak uang untuk menutupi biaya operasional seperti gaji karyawan dan biaya sewa.

Kategorikan pembayaran kamu

Pertimbangkan untuk mengelompokan pembayaran kamu ke dalam kategori pengeluaran yang berbeda, seperti biaya sewa, pajak, asuransi, biaya operasional, dan lainnya. Ada dua manfaat untuk mengelompokkan pembayaran kamu – pertama, kamu akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik bagaimana suatu kelompok pengeluaran menambah nilai bagi Bisnismu, sehingga kamu dapat mengurangi pengeluaran bagi kategori yang kurang menciptakan nilai bagi Bisnismu.

Kedua, ini akan memungkinkan kamu untuk lebih strategis dalam menentukan waktu pembayaran kamu. Tanyakan kepada diri kamu sendiri: “Manakah pembayaran yang vital untuk operasional bisnis saya, dan pembayaran mana yang dapat saya tunda?” Meskipun kamu harus tepat waktu untuk membayar sewa dan gaji, ada pengeluaran lain seperti bonus penjualan yang mungkin dapat ditunda untuk jangka waktu yang wajar.

3. Awasi terus arus kas kamu

Dalam sebuah artikel oleh Inc.com, penulis Jim Schleckser menulis bahwa tip paling penting yang dia miliki untuk wirausahawan pemula adalah: jangan kehabisan uang. Meskipun sarannya mungkin tampak jelas, ini adalah faktor yang sering diabaikan oleh banyak pemilik bisnis. Schleckser menjelaskan bahwa pengusaha cenderung melihat P&L mereka terlebih dahulu – namun ia menekankan bahwa mereka perlu memberikan perhatian yang sama banyaknya atau bahkan lebih banyak ke laporan arus kas mereka.

Jadi jika kamu belum memiliki proses untuk memantau arus kas kamu, berikut adalah beberapa saran untuk memulai:

  • Selalu disiplin dalam mencatat arus kas kamu: Blaine Bertsch, CEO Dryrun, menyarankan para pemilik usaha kecil untuk selalu memperbarui proyeksi arus kas mereka “setiap kali terjadi apapun dalam bisnis yang dapat mempengaruhi arus kas mereka”. Itu berarti melakukan pembaruan setiap kali ada informasi baru – seperti ketika kamu melakukan pembayaran, atau ketika pelanggan memberi tahu kamu bahwa pembayaran akan terlambat. Penting bahwa kamu memiliki sistem untuk mengelola arus kas kamu – apakah itu menggunakan excel secara sederhana, atau software seperti Dryrun atau Xero.
  • Lakukan analisa mendalam setiap bulan: Selain meninjau arus kas kamu setiap minggu, kamu harus menyisihkan waktu setiap bulan untuk melakukan analisa yang mendalam mengenai arus kas kamu. Selama melalukan analisa ini, kamu perlu menilai posisi keuangan kamu secara keseluruhan dan memperhatikan proyeksi arus kas kamu untuk kuartal berikutnya.
  • Bagikan rencana arus kas kamu dengan tim agar semua memiliki pemahaman yang sama: Libatkan tim kamu dalam menganalisa aliran arus kas bulanan kamu; ini akan memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama. Ini dapat membantu mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan manajemen arus kas yang salah.

4. Hindari rencana ekspansi yang terlalu cepat

Saat berjuang untuk tumbuh secara cepat, penting bagi pemilik usaha kecil untuk memahami keterbatasan mereka – sehingga mereka tidak berkembang terlalu cepat di luar kemampuan mereka. Ekspansi yang terlalu cepat dapat menciptakan tekanan pada arus kas. Ini biasanya terjadi ketika perusahaan tidak melakukan apa-apa untuk pembayaran yang terlambat, atau mendapatkan pembayaran yang lebih kecil dari proyek lama – sementara mengeluarkan pembayaran untuk menutupi biaya proyek baru dalam skala yang lebih besar.

Ini masalah yang dihadapi pengusaha Tim Berry. Dalam sebuah artikel oleh Entrepreneur.com, dia mengatakan: “Salah satu tahun terberat untuk perusahaan saya adalah ketika kami menggkamukan penjualan dan hampir bangkrut. Kami membayar untuk pembangunan bisnis kami dua bulan lebih cepat sedangkan uang dari penjualan masuk enam bulan lebih lambat. Tambahkan biaya untuk ekspansi dan itu bisa menjadi sebuah kuda Troya, masalah yang tersembunyi dalam sesuatu yang awalnya tampak seperti solusi. Ya, tentu saja kamu ingin Bisnismu tumbuh; kita semua ingin menumbuhkan bisnis kita. Tapi hati-hati karena pertumbuhan membutuhkan dana. Masalahnya adalah modal. Semakin cepat kamu tumbuh, semakin banyak dana yang kamu butuhkan.”

5. Ajukan permohonan pinjaman kartu kredit digital sebelum kamu membutuhkannya

Kartu Kredit Digital bisnis adalah sesuatu yang dapat kamu manfaatkan untuk manajemen arus kas yang lebih baik. Ini dapat berfungsi sebagai pilihan untuk membiayai pengeluaran yang tidak terduga, dan membantu bisnis musiman dalam menyeimbangkan arus kas mereka ketika melalui periode sibuk dan sepi.

Ketika membuat permohonan pinjaman, ingat ini: menentukan kapan untuk mengajukan persyaratan adalah kuncinya. Idealnya, kamu harus mengajukan permohonan kredit ketika kamu tidak membutuhkannya, karena ini akan memberi kamu cukup waktu untuk mencari solusi pendanaan dengan persyaratan pinjaman yang menguntungkan. Jika profil kredit kamu tidak dalam kondisi yang baik, kamu juga akan memiliki waktu yang cukup untuk mengambil langkah dalam membangun skor kredit yang lebih baik, sehingga kamu dapat memenuhi persyaratan pinjaman atau mendapatkan pilihan solusi keuangan lainnya saat kamu mengajukan permohonan.

Comments to: Panduan Manajemen Arus Kas Bagi Pemilik Usaha Kecil

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Attach images - Only PNG, JPG, JPEG and GIF are supported.

Buka Rekening Bisnis dengan Alumak

Jelajahi kategori lain

Login

Welcome to Typer

Brief and amiable onboarding is the first thing a new user sees in the theme.
Join Typer